こんにちは。グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁です。

本日は、今コラムで継続して説明しています、ＮＤＡのことについて述べます。
今回は、前回にご案内しまたように“秘密情報の保管・管理方法”について説明いたします。
◆保管方法の基本
（１）秘密情報を見れる・アクセス出来る人たちを明確化・確定します。

⇒ＮＤＡ締結後に本契約に従って相手より開示される秘密情報に接することが出来る人たちをリストアップした表を作成します。

この表には、以下の項目を盛り込んだものとして作成し、機密情報の関連事項を一覧にしてまとめておきます。

この表を見れば、秘密情報の扱いに関する全容をわかるようにしてしておきます。

Ａ．ＮＤＡの締結日と秘密情報の開示期間
Ｂ．開示される情報の内容
Ｃ．秘密度；「特秘」、「秘」など
Ｄ．相手先の秘密情報のやり取り窓口
Ｅ．自社の秘密情報のやり取り窓口
Ｆ．自社で秘密情報を見れる人たちの氏名；必要に応じて「特秘」、「秘」で当該情報を見れる人を区分します。
（２）受け取った秘密情報の内容を明確化します。

これについても、受け取る情報の扱いに関する項目を表の形にしてわかるようにしておきます。

例えば、以下の項目を入れておきます。

ＡからＣは、上記（１）項と同じです。
Ｄ．自社の情報管理責任者
Ｅ．秘密情報の受領日
Ｆ．秘密情報のタイトルや内容
Ｇ．秘密情報の開示者・受領者
（３）受領した秘密情報の回覧・閲覧・使用・コピー作成の記録をとっておきます。

秘密情報の回覧・閲覧・使用した時の担当者氏名、当該情報の内容、実施日について台帳の形で残しておきます。

コピーは、基本的に作成しない方が望ましいのですが、もし作成する場合、
コピー作成者、時期、作成枚数、使用目的等を記述した記録を取っておきます。

（４）秘密情報の保管方法

⇒文書情報は、管理責任者が施錠管理できる金庫やキャビネットにて保管します。

⇒電子情報は、サーバー内にてアクセス出来る人たちを制限した形で管理します。
今回は、ここまでとします。

次回は、“他社の秘密情報の混入防止策”　について述べます。
私のコラム記事についてコメントやご質問があれば、お問い合わせコーナーからご連絡ください。
お待ちしています。
今後ともよろしくお願い致します。

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁

皆様、

こんにちは。グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 山本　雅暁です。

今回は、NDAの事について述べます。
本日は、前回のこのシリーズのコラムで述べましたように 秘密情報の共有方法　について説明いたします。
秘密情報を関係者内で共有するには、幾つか下記のように注意すべきことがあります。
（１）ＮＤＡ契約内容に関する共有については、以下のことについて注意して行います。

（１）－１．秘密情報を扱う管理責任者を決める。

（１）－２．管理責任者は、ＮＤＡやその他秘密情報を含めた契約の内容を、関係者に説明し、守るよう周知・徹底する。

（１）－３．ＮＤＡや契約、或いは、Ｍ＆Ａや事業連携の話し自体について秘密にしておくことが必要な場合、管理責任者は、それらのことについて秘密情報として扱う。

（２）社内での報告方法
（２）－１．社内の会議で、秘密情報を共有する関係者以外の人たちに他社の秘密情報を報告する場合、競合する部署・人たちへ情報が行かないようにする。

（２）－２．競合が生じない部署・人たちへの秘密情報の報告は、相手方の事前確認を行って同意を得ておく。

（２）－３．ＮＤＡの他社の対象秘密情報ではないが、自社の秘密情報でも他部署の秘密情報について会議にて報告・説明する場合は、その部署の同意を取っておく。

（２）－４．自分の所属組織の秘密情報を他部署に報告・説明するときの開示範囲について、事前に秘密情報の管理責任者に確認しておく。
今回は、ここまでとします。

次回は、“秘密情報の保管・管理方法”　について述べます。

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今後ともよろしくお願い致します。

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁

皆様、

こんにちは。山本　雅暁です。

今回は、９月７日に書きましたNDAシリーズのコラムに引き続いてNDA関連の事について述べます。

本日は、前回のコラムで述べましたように 秘密情報の扱い方　について説明いたします。

他社から秘密情報を受領する場合、先ず気をつけなければならない事は、受け取った秘密情報が自社内で所有する情報と類似性があるかどうかです。

もし自社内に類似した情報があると、他社から受け取った秘密情報と自社で所有する情報と、混入する事を防ぐ手段を講じる必要があります。

もし混入してしまうと、NDAの機密保持条件に違反する可能性が出てきます。
そこで、混入する可能性がある場合、混入しないよう以下のように手立てを講じます。
（１）秘密情報は、前回のB.秘密情報の区分の項で述べました 「特秘」扱い にして、アクセス出来る人を限定し、類似情報を扱っている人はタッチ出来ない・見れないようにする。

（２）秘密情報の保管場所を特定して、限定されたメンバー以外は保管場所が判らないようにする。

（３）秘密情報のコピーは取らない。もしコピーを取る必要がある場合、コピーを取った履歴が残るようにする。

（４）相手からの秘密情報の返却や破棄についても、NDAの中に規定として盛り込み何時でも実行可能なように情報管理を行う。
　
自社から開示する秘密情報も同様に相手先に対して、状況に応じて返却・廃棄するように求めて行く事が必要です。

（５）更に、混入防止を徹底するために、他社の秘密情報を扱う人たちと、自社内の類似情報を扱う人たちとの交流を、会議への同席も含めて制限するなどの処置をします。

また、秘密情報を保管する場所も、類似した情報を扱う人たちがいるところから、離して設置する工夫も必要になる場合があります。

今回は、ここまでとします。

次回は、　秘密情報の共有方法　について述べます。

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お待ちしています。

今後ともよろしくお願いたします。

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁

皆様、

こんにちは。グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 山本　雅暁です。

今回は、NDAの事について述べます。
本日は、前回のコラムで述べましたように　秘密情報の定義、区分、区別　について説明いたします。
A.先ず、秘密情報の定義について説明します。

秘密情報とは何でしょうか？
よく新聞や小説で、マル秘扱いの情報について書かれていますよね。

このマル秘情報が、ここで言います、秘密情報になります。
マル秘情報には、マル秘マークが付いています。

逆に言いますと、マル秘マークが付いていない情報は、秘密情報ではなくなります。

NDAの対象になる秘密情報も同じ定義で規定されます。

即ち、 “Confidential”マークか或いは日本語で秘密である旨の表示、例ば、「秘」マークが付いた情報は、NDAのもとでの秘密情報となります。

また、NDA締結後に、相手側が会議の席上で口頭で説明したことや、写真・映像等で見せたものについて秘密情報だと宣言した場合、これらの情報もNDAの対象になります。

ここでより注意する必要がありますのは、紙や電子情報で文字・図形情報等で残る情報だけでなく、物理的な記録物として残らない相手から開示された秘密情報の扱いです。
B.秘密情報の区分

秘密情報でも、単にマル秘となっているものと、極秘扱いになっているものがあると思います。

NDAでは、通常A項で述べましたように、“Confidential”マークか「秘」マークが付いているものが規制の対象になります。

従って、NDA上では、マル秘と極秘の秘密情報の違いから、規制内容・規制範囲の定義の仕方が変わってくることはありません。
では、マル秘と極秘の違いはどこから来るでしょうか。

ここでは、マル秘は、単に「秘」、極秘は「特秘」と言うことにします。
英語では、“Confidential”、”Strictly Cofidential” となります。

「秘」や「特秘」の違いは、秘密情報を開示した側及び受け取った側のそれぞれの会社内での対象秘密情報の扱いの仕方から来ます。

例えば、秘密情報を相手側から受け取った場合では、以下のような対応になります。
◆「秘」；　自社と相手では、競合する分野が無い場合、受け取った秘密情報は、一般的な秘密情報として扱う。

◆「特秘」；　自社と相手の間では、競合する分野がある場合、受け取った秘密情報は、競合分野の関連部署の人が見れないようにする。⇒秘密情報の取り扱いをより厳格に対応する。
C.秘密情報の区別

簡単に言いますと、秘密情報を他の一般情報と客観的に扱うことが、区別する、と言う意味になります。

区別の仕方は、上記B項の「秘」、「特秘」により更に違ってきます。
具体的な区別の仕方は、次回のコラムで述べます。

今回は、ここまでとします。

次回は、　秘密情報の扱い方　について述べます。

私のコラム記事についてコメントやご質問があれば、お問い合わせコーナーからご連絡ください。
お待ちしています。
今後ともよろしくお願いたします。

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁

皆様、

こんにちは。グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁です。

今回は、前回に引き続いてNDAの事について述べます。
本日は、前回のコラムで述べましたようにどのようなステップ・タイミングでNDA締結の行動を起こすべきなのか、について説明します。

相手先によっては、ちょっと極端に言いますと、会話・討議する話題や内容の秘密度に関係なく、話し合いを始める前にNDA締結を要求する場合があります。

前回のコラムで述べましたように、やみくもに必要性や目的の事前確認なしにNDAを締結する事はリスクが高くなる可能性があります。

私は、次のようなステップを踏みながらNDA締結の行動を起こした方が良いと考えています。
一般的な説明よりも事例をもとに説明した方が判りやすいと思います。
そこで。ここでは、相手先と共同開発・設計などの事業連携（アライアンス）を行うかどうかの話し合いを行う事を仮定して説明致します。
アライアンスを考える上でのポイントは以下の通りです。

・ポイント1：何の為に行うかと言う目的：：達成すべき事業目標、 経営目標の再確認
⇒これは事前の確認行為として非常に大事です。

・ポイント2：次に相手先を考えるとき、次の事を明確化していく。

◆相手先の持つ技術などの価値を引き出し、新製品、新規事業、コストダウンにつなげられるか
◆相手先と組む目的は；開発・設計期間の短縮、販売ルートの確保、資金調達、等
◆中長期的に、”Win-Win”関係を構築できるか？　
◆相手との事業スキームは、（ビジネスモデルの構築)；共同開発、共同事業など

・ポイント3：相手先の選定

◆連携相手先候補の当該（事業）分野における地位・実績、他社との提携の有無など公開情報を収集し調査、分析する。

◆相手先について確認する事項；

-経営方針
-技術力
-特許
-資金
-他社との連携やM&Aの実績、など

・ポイント4：相手先との話し合い開始

◆先ず、電話やeメールなどで相手先に話し合い開始の目的や提案を行い、相手先から同意が得られたら、話し合いを開始する。

◆この時、相手先からNDA締結の提案が出されても、このままNDA無しで話し合いを継続できるよう相手先の理解を得るようにする。
当面の間、お互いにGentleman　Agreement(紳士協定)べースでNDA無しで話し合いを継続する。

◆相手先との信頼感が醸成出来たと感じ、かつ、これ以上の詳細な検討・討議に入る場合、必要だと判断したら目的に即してNDAを締結する。

必要と判断する基準は、これ以上の討議を行うのに双方とも漏れては困る機密情報のやり取りが必要になると判断した場合になります。

さくっと言いますと上記のようになります。

次回から、秘密情報の定義、区分、区別　について述べていきます。

私のコラム記事についてコメントやご質問、或いはご不明な点がありましたら、お問い合わせコーナーからご連絡ください。
今後ともよろしくお願い致します。

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁